Direct mailing

Waar moet ik rekening mee houden als ik mijn direct mail campagne voorbereid?
Een succesvolle direct mail campagne vergt een goede voorbereiding. Natuurlijk is het van belang dat u het benodigde drukwerk tijdig in huis heeft. Een groot aantal zaken wordt echter al snel vergeten:
- bepaal het doel van de direct mail campagne, dit hoeft niet altijd in termen van respons. Het dit kan bijvoorbeeld ook het geven van informatie zijn of het creëren van naamsbekendheid;
- controleer of het vooraf vastgestelde doel wordt bereikt door meting van resultaten;
- denk goed over uw doelgroep na. Aan welke adressen (bedrijven) wilt u uw direct mailing sturen? Een methode om tot de ideale doelgroep te komen is het maken van een marktpenetratieanalyse. Met behulp van deze analyse wordt direct uw klantprofiel duidelijk en ziet u waar de beste verkoopkansen liggen. Zo kunt u op eenvoudige wijze de meest kansrijke adressen selecteren. Komt u er zelf niet uit, vraag dan advies aan een specialist. Bijvoorbeeld aan MarktSelect;
- wanneer u gebruik maakt van een eigen adressenbestand is het belangrijk te controleren of de adresgegevens nog correct zijn. Onjuiste adresgegevens staan op nummer één in de irritatie Top 10.

Waar moet een goede direct mailing aan voldoen?

 - laat in de “betreftregel” direct het voordeel blijken;
- zorg voor een pakkende beginzin;
- gebruik spreektaal en korte zinnen;
- probeer de ontvanger nieuwsgierig te maken, streef niet altijd naar volledigheid;
- leg accenten aan in de brief (VET, onderstrepingen etc.);
- gebruik de accenten niet te overvloedig;
- varieer met kleur, wederom niet te overvloedig
- uit de brief moet altijd een voordeel voor de ontvanger blijken;
- geschreven handtekening in blauw;
- aansprekende kopjes boven de alinea zorgen voor duidelijkheid;
- vermeld een telefoonnummer voor het opvragen van informatie;
- maak het een prospect makkelijk om te reageren (antwoordkaart, antwoordnummer, faxformulier, telefoonnummer etc.);
- spreek vanuit de ontvanger, niet vanuit een product of service (voorbeeld: Niet: de stofzuiger zuigt fantastisch, Wel: met deze stofzuiger hoeft u slechts eens in de twee weken te zuigen vanwege de fantastische zuigkracht);
- neem de tijd voor het maken van de brief of het mailstuk, vaak gaat de actie naar een groot aantal bedrijven;
- test een aantal verschillende versies wanneer het om een grote mailing gaat (bijvoorbeeld met of zonder responskaart, verschillende aanbiedingen, verschillende betreft regels, formeel/informeel etc.);
- breng een kenmerk aan, zodat u de respons op uw mailing kunt meten naar segment of versie van de brief die u gestuurd heeft;
- het meesturen van gadgets en gimmicks, mits origineel, wekt nieuwsgierigheid op;
- maak de responsmogelijkheid persoonlijk door een naam te noemen (voorbeeld: u kunt contact opnemen met Chantal de Vries, NIET: u kunt contact opnemen met de afdeling Verkoop);
- sluit de brief op een duidelijke manier af en kom tot een afspraak (voorbeeld: Vul de bon in, Wij nemen binnen 10 dagen contact met u op etc.);
- schrijf in zekerheden, vermijd woorden als wellicht, misschien, eventueel;
- vermijd verkleinwoorden (voorbeeld: een stukje etc.).

Wat zijn de meest gemaakte fouten in direct mailings?
- probeer niet perse volledig te zijn, overdaad schaadt;
- vermijd zinnen met meer dan één komma;
- een goede mailing is niet meer dan één A-4;
- vermijd cliché-openingszinnen (voorbeeld: U als ondernemer hebt……, Ieder bedrijf heeft wel eens……).


Wat is het beste moment om een direct mailing te versturen?
Het beste moment voor het versturen van een mailing verschilt van bedrijf tot bedrijf. Ook het doel van de mailing is hierbij van belang.
Traditionele momenten voor het versturen van een mailing zijn seizoenswisselingen (denk aan: voorjaarsaanbieding, najaarsaanbieding) of evenementen (WK-voetbal, Koninginnedag, etc.). Een mailmoment waar veel mensen niet direct aan denken is de zomermperiode. Niet iedereen is op hetzelfde moment op vakantie (denk aan vakantiespreiding), je valt in deze periode meer op omdat er minder gemaild wordt.
Daarnaast is het ook belangrijk goed na te denken over de datum van versturen (vrijdag versturen, is maandag binnen). De beste dagen voor de ontvangst van een mailing zijn: dinsdag, woensdag of donderdag. Maandag is een slechte dag om te ontvangen. Vrijdag is een dag waarop een groot gedeelte van de werkende bevolking vrij is, zij lezen de mailing dan ook pas op maandag.
Net als bij advertenties geldt: één mailing is geen mailing. Ook hier geldt de kracht van de herhaling. Bedrijven die geen grote bekendheid genieten, moeten met een hogere frequentie mailen om vertrouwen te krijgen.

Wat is de ideale mailfrequentie?
Een uniforme richtlijn voor de mailfrequentie is niet te geven, dit is afhankelijk van het doel, de markt en het product. Wel geldt net als bij advertenties: één mailing is geen mailing. Ook hier geldt de kracht van de herhaling. Bedrijven die geen grote bekendheid genieten, moeten met een hogere frequentie mailen om vertrouwen te krijgen.

Waar moet ik rekening mee houden bij de respons?
- het versturen van 10.000 brieven is in het algemeen geen probleem. Het opvolgen echter is zeer arbeidsintensief en noodzakelijk. Houd hier rekening mee, tijdens de planning van uw actie;
- verdeel de actie in verschillende mailshots, maak personen binnen de organisatie vrij voor de follow up, of besteedt deze uit aan MarktSelect;
- breng een kenmerk aan op uw brief, zodat u de respons op uw actie kunt meten;
- zorg voor een goede voorbereiding voor het vastleggen van de respons. Zo weet iedereen binnen de organisatie wat het belang van de actie is. MarktSelect kan u hierin adviseren.

Waarom moet ik een direct mail actie opvolgen?
Een simpel antwoord: omdat dit de respons op uw actie verhoogd. Hoe goed uw mailing ook is, niet iedereen reageert direct. Hier zijn verschillende redenen voor: geen tijd gehad om de mailing te lezen, nog even overleggen met een collega, het onderwerp speelt niet direct etc. Uit ervaring blijkt dat een goede opvolging de respons aanzienlijk verhoogd. Wij adviseren u dan ook tijd vrij te maken voor een goede opvolging van de actie. U kunt dit natuurlijk ook uitbesteden aan een specialist. Bijvoorbeeld aan MarktSelect.